Etablissement d'un ordre de mission et d'un état de frais dans Kiwi - ENT des personnels - Université Bordeaux Montaigne

Finances

Etablissement d'un ordre de mission et d'un état de frais

Le gestionnaire en charge des missions doit préalablement contacter le titulaire du marché de voyage afin d'obtenir une proposition.

Dès réception de l'offre du voyagiste, le gestionnaire la valide par l'envoi du formulaire de confirmation (cf. ENTP-Marchés publics) et d'un bon de commande établi sur Carambole.

Marchés publics - Titres de transport et d'hébergement

Simultanément, il est nécessaire de saisir un ordre de mission sur Kiwi.

 

Saisie d'un ordre de mission dans Kiwi avant départ

Il faut saisir successivement les périodes de séjour (onglet « Trajet ») et les modes de transport (onglet « Billet »).

KIWI calcule automatiquement les indemnités de repas et de nuitées en fonction des dates de la mission. Ces dates et heures sont dites « extrêmes » et  correspondent à la date de départ et à la date de retour sur le lieu de la résidence administrative.


Pour des missions à l'étranger, une attention particulière doit être portée par le gestionnaire pour préciser, entre les dates « extrêmes » de la mission, les périodes exactes de présence sur un territoire étranger.

Par conséquent, le trajet doit être différencié selon les périodes du voyage et du séjour et saisi en plusieurs lignes : à chaque présence dans un pays correspond un trajet.

  • Présence en métropole : de la date et heure du départ de la résidence administrative en France (Pessac) à la date et heure du départ de France (ex : décollage Paris Orly).
  • Séjour à l’étranger : de la date et heure de l’arrivée à l’étranger ou outre-mer à la date et heure où le missionnaire quitte le sol étranger ou le DOM-TOM (ex : de l’atterrissage à Dakar au redécollage du vol retour de Dakar).
  • Retour en métropole : de la date et heure de retour sur le sol de la métropole à la date et heure de son arrivée à la résidence administrative (ex : de l’atterrissage à Paris Orly – vol retour de Dakar à Pessac).


Au retour de la mission (métropole ou étranger)

L’ordre de mission est mis à jour, réimprimé et remis à la signature en cas de modification (autorisée) des dates "extrêmes" de la mission.

Au vu des pièces justificatives fournies par le missionnaire, un état de frais est établi puis imprimé à partir de Kiwi pour signature de l’ordonnateur.

Cet état de frais n'a pas à être signé par le missionnaire dans le cas où il correspond à un montant inférieur ou égal à 30 euros du montant initial figurant sur l'ordre de mission.

Par contre, il doit être à nouveau signé par le missionnaire si son montant diffère de plus de 30 € de l’ordre de mission initialement établi.

 L’ensemble des pièces doit être classé et agrafé par type de dépenses (transport, hébergement, repas...) puis transmis au bureau des missions à l’Agence comptable.

 

En cas de difficultés techniques liées à l'utilisation de Kiwi, un manuel de formation est à votre disposition en cliquant sur ce lien.

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