Modèles de marchés - ENT des personnels - Université Bordeaux Montaigne

Finances

Modèles "type" de marché

Des modèles de marchés, présentés ci-dessous, sont mis à la disposition des services de l’université.

Ils couvrent les achats dont les procédures sont exclusivement menées par les services prescripteurs, sans intervention directe du Pôle Achats ( pas de publicité et pas de suivi de la consultation via PLACE) .

LE RECOURS AUX MARCHES "TYPES"

Ces modèles de marchés sont proposés pour les achats de fournitures, de service ou de travaux.

Ils concernent les achats dont le montant est :
- strictement  inférieur à 25 000 euros hors taxes ;
Conformément à l’article IV.2 de la politique achat de l’université , il appartient au service concerné d’apprécier, au regard du montant du marché, du secteur concurrentiel et de l'enjeu économique considéré, s'il négocie directement avec l’entreprise de son choix ou s'il procède à une mise en concurrence préalable.
Cette mise en concurrence est à privilégier dès lors que le montant de l’achat est proche du seuil de dispense de procédure (25000 euros HT). Il est conseillé au service de contacter au moins trois entreprises.
- supérieur à 25 000 euros hors taxes ;
Avant de conclure un marché, le service doit avoir obtenu du Pôle Achats l’autorisation de déroger aux procédures réglementaires de la commande publique.
A cet effet, l’annexe 5 - Demande de dérogation aux procédures de publicité et de mise en concurrence préalables doit avoir été complétée et transmise au pôle achat pour validation.

Pour rappel, ces modèles peuvent être utilisés, dès lors que :
- les achats et travaux à réaliser ne sont pas « standard » ;
- l’université entend déroger aux conditions générales de vente ou d’exécution d’une entreprise et prévoir des clauses plus avantageuses et sécurisantes (dites de « prérogatives de puissance publique ») ;
- des dispositions financières spécifiques en matière de réglement sont prévues (retenue de garantie, échéancier de paiement …) ou s’il s’agit d'une prestation de maîtrise d’œuvre.
Conformément aux paragraphes 4.1.2 de l’arrêté du 31 janvier 2018 qui fixe la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis à la GBCP, les prestations ou  travaux concernés doivent faire obligatoirement l’objet d’un écrit ( la signature par l’université d’un devis n'est pas assimilée à une pièce justificative) ;
-  l’exécution est pluriannuelle et nécessite un suivi en matière d’exécution financière et budgétaire dans la base GFC.

RÉDACTION DES MARCHES "TYPES"

Les  modèles proposés concernent les marchés de fournitures et services et  celui relatif aux travaux, ainsi que les modèles de réception - admission associés.
Aucun modèle "type" n’est fourni pour les marchés dont les prestations et fournitures relèvent des techniques de l’information et de la communication (TIC).

Des aides à la rédaction de ces  marchés "type" sont prévues directement sur les documents de travail en mode  « commentaire ». Ces modèles sont librement adaptables sauf pour les mentions « dispositions juridiques à conserver » qui ne peuvent être modifiées.

Marché de fournitures et services (1ère version définitive dite "V1.1") et le PV d’admission (V1.1) associé.

Marché de travaux  (V1.1), le PV de réception (V1.1) et le PV de levée de réserves (V1.1) associés .

PROCÉDURE DE MISE EN PLACE DES MARCHES "TYPES"

Le choix du titulaire

Le service a la charge de négocier directement avec l'entreprise de son choix ou d’organiser la mise en concurrence entre les entreprises de son choix.

Les modalités de mise en concurrence

Cette mise en concurrence peut consister en l'envoi d'un courrier électronique aux entreprises  accompagné des PJ  ( le marché finalisé et les documents techniques et financiers).
Le service est tenu d'envoyer ces éléments de manière concomitante aux entreprises sollicitées. Dans le corps du mail seront  indiqués la date, identique, de limite de remise des offres  ainsi que le(s) critère(s) de sélection retenu(s) par l'université pour designer le titulaire.

Le service devra, a minima, par simple courrier électronique, informer les candidats évincés du rejet de leur candidature et de leur offre.
Ce n'est que si une entreprise évincée lui en fait la demande expresse qu'il est tenu de communiquer des informations complémentaires ( motifs du rejet et détail des notes du candidat évincé, nom et note du titulaire, montant de l'offre retenue).

Le service conserve les échanges et courriels relatif à cette mise en concurrence.

L'enregistrement du marché

Le service a la charge de transmettre au Pôle Facturier (service.comptable @ u-bordeaux-montaigne.fr) les données administratives du fournisseur pour son enregistrement dans la base comptable.

Le service concerne l’original des marchés et des pièces associées et le fait signer, pour l'université, par la personne habilitée pour ce faire.
Il transmet ensuite, par simple courriel, une copie du marché signé au titulaire.
Il conserve une preuve ( courriel) de la réception du  marché par le titulaire.

Le service conserve le marché signé en original par les deux parties, les pièces jointes ainsi que la preuve de sa réception par le titulaire.
Il transmets une copie de ces éléments par courriel  au Pôle achats (marches.publics @ u-bordeaux-montaigne.fr). Celui-ci le transmet à l’agence comptable comme pièce justificative à la dépense, l’enregistre dans le base GFC Marché  et en informe le service concerné pour que ce dernier puisse passer l'(ou les) EJ - ATT ou CDE correspondant(s).

Il appartient au service de communiquer ce(s) numéro(s) d’EJ à l’entreprise concernée pour que celle-ci puisse le(s) reporter sur la (ou les) facture(s).

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