Prestations traiteur - ENT des personnels - Université Bordeaux Montaigne

Finances

Les prestations traiteur

Prestations traiteur

Objet de l'accord-cadre

L'accord-cadre a pour objet l’organisation et la livraison de prestations « traiteur » et des services associés pour l’université Bordeaux Montaigne qui concernent des commandes de buffets -cocktails-repas, de plateaux - paniers repas -sandwiches et de pauses-café.

Il est passé pour l’ensemble des services de l’université Bordeaux Montaigne.

Il se compose de 3 lots :
- Lot 1 : Cocktails et apéritifs déjeunatoires et dinatoires, repas ;
- Lot 2 : Plateaux et paniers repas, sandwiches ;
- Lot 3 : Pauses-café.

L’accord-cadre est conclu à compter du  21 juin 2017 jusqu'au 20 juin 2021.
Code NACRE : AA.63 (services de traiteurs)

Sont exclus du présent accord-cadre :
- l’achat de denrées alimentaires ou de fournitures seules qui ne relèvent pas de prestations traiteurs telles que les  achats de viennoiseries, café, boissons ou gobelet jetables,  galettes, gâteaux apéritifs (…) ;
- les prestations de restaurant ;
-les prestations de traiteurs situées hors périmètre bordelais ou les prestations effectuées dans des salles qui ont un accord exclusif avec un traiteur déterminé.

Présentation générale : compte-rendu de la réunion d'information du 20 juin 2017

Lot 1 - Cocktails, buffets et repas

Nature des prestations

Les prestations de buffet, cocktail et repas prévues au titre du présent lot comprennent :
- la livraison et l’installation sur le lieu de la réception;
- le nappage, gobelets, couvert, contenants et serviettes;
- le rangement de la prestation (lieux laissés propres et dégagés de tout résidu) et l’enlèvement le jour même de la prestation.
Ces services ne feront pas l’objet d’une facturation supplémentaire, ils sont compris dans la prestation.

La mise à disposition de personnel de service n’est pas requise sauf demande expresse de l’université précisée dans le bon de commande. Cependant, pour un nombre important de convives, les titulaires à l'accord cadre peuvent conseiller au gestionnaire de prévoir des serveurs ou une logistique suffisante ( nombre de tables ...).

Titulaires

Les 5 titulaires pré- sélectionnés sont : LEFEVRE, VILLACRECES, CHEZ JEAN-MI (AVEC PLAISIR), ENVOL, SAINT-ONCE.

Les adresses et contacts pour le suivi des commandes ou la facturation sont précisés ci-après:

Contacts titulaires lot 1

Les contacts pour les demandes de devis sont indiqués dans le formulaire de demande de devis ( voir ci-après).

Tarifs

Pendant toute la durée de l'accord cadre, les titulaires sont tenus de maintenir les prix précisés dans les annexes financières  pour des prestations "type".

- Prix proposés par les titulaires au titre de la "Prestation type".

Pour toute autre demande adressée par l'université, les titulaires peuvent s'affranchir des prix ci-dessus indiqués et faire une proposition "sur mesure".

Procédure de mise en concurrence à suivre

Le lot 1 est multi-attributaire: les services en charge des commandes ont  l'obligation de solliciter les cinq titulaires pré-sélectionnés et d'analyser leur offre en fonction des critères pré-établis.

Demande de devis

Quantité minimale d'une commande : 20 personnes  minimum (en deçà, le prestataire peut refuser une commande ou facturer des frais de livraison).

Le service acheteur peut demander la prestation "type" prévue au marché. Si la prestation type ne paraît pas adaptée à la demande, le service en charge des commandes peut s'affranchir de cette proposition.
Dans cette hypothèse, il précise, le cas échéant, le nombre de pièces salés ou sucrés attendues  ou/et le budget alloué par personne et/ou le budget global pour l’événement et/ou la spécificité de la demande (type d'aliments...).

La demande de devis doit être complétée et transmise systématiquement et simultanément aux 5 titulaires pré-sélectionnés :
- Lot 1 : Formulaire demande de devis lot1

 Analyse des offres reçues : réception et validité des offres :

Les titulaires doivent renvoyer un devis. Afin de garantir l’équité des titulaires de l’accord-cadre, tout devis transmis après la date butoir indiquée par l'université ne peut être examiné et  retenu par le service en charge des commandes.

Sauf urgence précisée par l'université, les délais  (ouvrés) qui s’appliquent pour la remise des devis sont de 3 jours ouvrés.

Sélection des offres reçues

Conformément à la réglementation en vigueur, les critères d’attribution des prestations ont été prédéfinis.

Le  candidat retenu est celui qui obtient la meilleure note sur 100 sur la base des critères suivants :
-  Prix : 50 ;
-  Adéquation au besoin, nombre et qualité des produits attendus : 50.

Ce calcul se fait au moyen du  tableau  Excel (avec des formules de calcul intégrées) présenté ci-après.

Complétude du rapport d'analyse des offres

Le service acheteur a l'obligation d'analyser les offres reçues et de compléter le rapport d'analyse. Cette analyse lui permet de désigner le titulaire chargé d'exécuter la prestation.

- Rapport d'analyse des offres lot 1 (fichier rectifié en date du 27 juin 2017)

Le rapport d'analyse doit être conservé par le service, il n'est pas transmis au pôle facturier.
C'est un document justificatif : il garantit que la procédure d'achat public a été correctement suivie.

Information des titulaires  non retenus

Les gestionnaires en charge des commandes doivent impérativement avertir par  mail, dans les plus bref délais, les titulaires non retenus .

Sur demande expresse de ces derniers, les gestionnaires peuvent leur indiquer le nom du traiteur désigné pour effectuer la prestation et le prix arrêté.

En cas de contestation  ou de demande complémentaire d'un titulaire non retenu, les gestionnaires doivent contacter le Pôle Politique Achat et lui transmettre une copie du rapport d'analyse des offres. Ils ne sont pas autorisés à envoyer directement le rapport d'analyse des offres à un titulaire non retenu .

 

Lot 2 - Plateaux repas,paniers repas et sandwiches   et  lot 3 - Pauses café

Nature des prestations

La prestation comprend la livraison sur le lieu de consommation et les accessoires jetables  nécessaire à la consommation.

Sauf demande expresse de l'université  la mise à disposition de personnel de service n’est pas requise.

Lot 2 -Plateaux repas,paniers repas et sandwiches

Quantité minimale d'une commande : 5 éléments (en deçà, le prestataire peut refuser une commande ou facturer des frais de livraison).

Les prestations susceptibles d’être commandées sont les plateaux repas, les paniers sandwiches ou box, les sandwiches.

Lot 3 - Pauses café

Quantité minimale d'une commande : 10 personnes (en deçà, le prestataire peut refuser une commande ou facturer des frais de livraison).

Deux formules sont proposées. Elles sont composées a minima de :
- Boissons chaudes et accessoires ;
- Café (100 % arabica) livré en bouteille isotherme (1 litre pour 8 personnes) récupérable par le titulaire ;
- Thé (assortiment d’au moins trois thés différents - un sachet pour 3 personnes) avec eau chaude livrée en bouteille isotherme (1 litre pour 10 personnes) récupérable par le titulaire ;
- Chocolat, en sachet (à raison de 1 sachet pour 5 personnes) ;
- Sucre emballé et touillette (1 par personne) ;
- Lait en dosette (à raison d’1 dosette pour 5 personnes) ;
- Par convive, de deux mini viennoiseries (formule 1), deux mignardises (formule 2) ;
- Boissons froides : jus de fruit (1 litre pour 6 personnes), eau plate.

Titulaires des lots et propositions tarifaires
 Lot 2 - Plateaux et paniers repas, sandwiches ( par rang de classement) :

- Titulaire classé 1 er : SAINT-ONCE  : Plaquette et tarif  St Once lot 2 du 03/07/2017
- Titulaire classé 2 d : VILLACRECES  :  Plaquette et tarif Villacreces lot 2
- Titulaire classé 3 ème: PHILYS       : Plaquette et tarif Philys lot 2

Les adresses et contacts pour le suivi des commandes ou la facturation sont précisés dans le document suivant : Contacts titulaires lot 2

 Lot 3 - Pauses café ( par rang de classement) :

- Titulaire classé 1 er : MATIN PTIT DEJ - Tarif : 2.80 €HT (modifié en date du 274 juin)
- Titulaire classé 2 d : VILLACRECES  -   Tarif  : 2.90 €HT pour moins de 50 personnes et 2.50 €HT pour 50 personnes et plus.
- Titulaire classé 3 ème : CROUS         -   Tarif : 3.50 €HT

Les adresses et contacts pour le suivi des commandes ou la facturation sont précisés dans le document suivant : Contacts titulaires lot 3

Procédure de mise en concurrence à suivre pour le lots 2 et le lot 3

L'attribution des bons de commande se fait "en cascade" : Les services en charge des commandes doivent s'adresser en priorité au titulaire classé 1er et lui envoyer une demande de devis ou un bon de commande.
Si celui ci n'est pas disponible ou s'il ne répond pas dans les 12 heures qui suit l'envoi d'un devis ( sauf délai moindre en cas d'urgence), le candidat suivant doit être contacté (le second, ou le troisième en cas d'indisponibilité du second).

Contact pour les commandes

Pour ces deux lots , les gestionnaires sont dispensés d'envoyer une demande de devis: la commande est directement passée auprès des titulaires.

Pour les titulaires classés 1er et 2d, les gestionnaires sont également dispensés de transmettre le bon de commande Carambole : ils doivent indiquer le numéro d’EJ Commande et l’UBCR sur leur demande initiale ( formulaire type ou sur la plateforme du titulaire).

Lot 2 -Plateaux repas,paniers repas et sandwiches

Par priorité et par cascade :
1 - SAINT-ONCE.  Les commande se font par mail en utilisant le bon de commande type suivant :  «Formulaire demande devis lot 2 St Once.xlsx» (984.9 KB).

2 - VILLACRECES . Les commandes se font directement sur la plateforme http://villacreces-traiteur.fr/, à l'aide des identifiants suivants : ( en attente de communication)

3 - PHILYS.  Les commandes se font par envoi d'un mail evenement @ philystraiteur.com

  Lot 3 - Pauses café

 Par priorité et par cascade :
1- MATIN PTIT'DEJ.Les commande se font exclusivement et directement sur la plateforme : http://www.matinpetitdej.com/  (les gestionnaires doivent se pré-enregistrer lors de la première commande).

2- VILLACRECES . Les commandes se font  directement sur la plateforme:http://villacreces-traiteur.fr/, à l'aide des identifiants suivants : ( en attente de communication)

3- CROUS.  Les commandes se font par demande exprimée par mail à l'adresse suivante : ru-passerelle @ crous-bordeaux.fr

Suivi et exécution de l'accord-cadre

Pour toutes questions, aide pour compléter les documents, précisions ou difficultés liées à l'exécution du marché ( observations sur les titulaires, mise en place de pénalités...)  le Pôle Politique Achat (Isabelle.Geremia @ u-bordeaux-montaigne.fr)peut être être contacté.

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